Допомога по Теле2, тарифи, питання

Інформаційне видання(ІІ) містить систематизовані відомості про документи (опубліковані, неопубліковані, неопубліковані) або результат аналізу та узагальнення відомостей, представлених у першоджерелах. Випускається організацією, яка здійснює науково-інформаційну діяльність, у т.ч. органами НТІ. Кушнаренко Н.В. Характеристика окремих видів та типів документів//Діловодство. – 2002 – №3.

ІІ - різновид опублікованого вторинного документа, що є результатом аналітико-систетичної переробки одного або кількох первинних документів. З інших видів видань ІІ відрізняється структурою основного тексту, що складається з відомостей про документи, тобто. з вторинно-документної інформації, викладеної у бібліографічному записі, інструкції, рефераті, огляді тощо.

ІІ використовується у всіх сферах діяльності: наукової, практичної, навчальної, виховної, освітньої, управлінської.

Найважливішим завданням ІІ є сприяння подолання протиріч у документній комунікації - між зростанням масивів та потоків опублікованих, неопублікованих та непублікованих документів та можливістю їх освоєння суспільством. ІІ є одним з основних засобів упорядкування відомостей про документальні потоки та масиви. Вони забезпечують повноту та достовірність відображення первинних документів шляхом оперативності випуску, підвищення інформативності кожного ІІ, обліку конкретних запитів споживачів. ІІ - джерела оперативної інформації, покликані доносити до споживача в максимально короткі терміни інформацію на найбільш актуальні теми.

Проблему класифікації ІІ остаточно не вирішено. За характером включеної інформації вони поділяються на три підвиди: бібліографічне, реферативне та оглядове. Вони можуть бути неперіодичними, періодичними або такими, що продовжуються.

Бібліографічне видання

Бібліографічне видання(БІ) - інформаційне видання, що містить упорядковану сукупність бібліографічних записів. БІ прийнято називати бібліографічним посібником.

ЗавданняБІ -- сигналізувати наявність документної інформації, вказувати на первинний документ, звідки можуть бути отримані необхідні відомості.

У БІ основний текст складається з однієї чи безлічі впорядкованих бібліографічних записів- певного набору відомостей про первинні документи, об'єднані за якоюсь ознакою. Бібліографічний запис складається з певних елементів: бібліографічного опису, анотації чи реферату, предметної рубрики, індексу класифікації. Обов'язковим елементом бібліографічного запису є бібліографічний опис - сукупність бібліографічних відомостей про документ, наведених за встановленими правилами і призначених для його ідентифікації. Бібліографічні відомості – це конкретні відомості про документ (автор, назва, місце та рік видання, кількість сторінок тощо), що допомагають розпізнати документ за його описом.

Способи групування бібліографічних записів у БІ можуть бути формальними (алфавітний, хронологічний, топографічний та ін) або змістовними (систематичний, тематичний, предметний, змішаний), залежно від призначення допомоги.

БІ - це документна форма існування бібліографічної інформації (або повідомлення), що допомагає фіксувати та зберігати її у часі та передавати у просторі у вигляді документа.

В даний час налічується понад сто видів БІ, виділених за різними ознаками. Видова класифікація БІ остаточно не склалася, проте намітилися загальні підходи до її створення.

Як найбільш загальних поділів класифікації БІ виступають такі ознаки: призначення БІ, об'єкт бібліографування, метод бібліографування, час видання відображених у БІ документів, належність відображених документів, форма організації бібліографічної інформації у посібнику та ін.

За призначенням БІ ділять на чотири види: державне, науково-допоміжне, рекомендаційне та професійно-виробниче.

ДержавнеБІ інформує про видані країни документах виходячи з їх державного обліку. Цільове призначення цього виду - повний облік документів, виданих біля Росії. Читацьке призначення БІ - для працівників книжкової справи, бібліотек, інформаційних центрів.

Науково-допоміжнеБІ призначається на допомогу науково-дослідній діяльності. Читацьке призначення: вченим, спеціалістам різних галузей знання та виробництва. Воно характеризується детальним довідковим апаратом. Допоміжні покажчики різного роду (іменні, предметні, географічні та ін.) забезпечують швидкий пошук необхідної інформації, тому що відображають відомості про документи в іншому аспекті, ніж в основному тексті посібника з посиланням на відповідні бібліографічні записи. Іноді ці БІ забезпечуються анотаціями чи рефератами.

РекомендаційнеБІ призначене на допомогу загальної та професійної освіти, самоосвіти та пропаганди знань. Воно створюється з урахуванням цілей читання та рівня підготовки різних груп читачів та включає документи, гідні широкого розповсюдження.

Професійно-виробничеБІ призначене на допомогу практичної професійно-виробничої діяльності. Читацьке призначення - спеціалістам різного рівня підготовки всіх сфер практичної діяльності. Три останні види БІ складають та видають великі бібліотеки та органи НТІ.

Залежно від об'єктів бібліографування БІ ділять на універсальне, багатогалузеве, галузеве, тематичне, персональне, бібліографічне, краєзнавче та країнознавче.

БІ, що відображає документи з усіх галузей знань, називають універсальним; за декількома галузями знань чи практичної діяльності багатогалузевим; включає документи з певної галузі знання та/або практичної діяльності - галузевим; відображає документи по одній темі тематичнимвиданням.

ПерсональнеБІ - бібліографічний посібник, що відображає твори одного автора та/або літературу про одну особу. БІ - посібник, що відображає твори певної особи (або групи осіб), а також літературу та бібліографічні відомості про них.

КраєзнавчеБІ відбиває документи, за змістом пов'язані з певною місцевістю країни. КраїнознавчеБІ присвячено будь-якій країні або декільком країнам. Можливі БІ цього виду, обмежені певним галузевим аспектом.

Важливе інформаційне значення мають вказівники бібліографічних посібників. Більшість із них - галузеві.

За методом бібліографуваннярозрізняють вибіркові(видання, що відображають документи, відібрані в заданих межах за якоюсь ознакою) та реєстраційні(видання, що максимально повно відображають документи в заданих межах); сигнальні(оперативно випущені поточні бібліографічні посібники, у яких усі або більшість записів обмежені бібліографічним описом); анотованіі реферативні(Коли всі або частина бібліографічних записів включають інструкції або реферат) та ін.

За часом появи відображених документів розрізняють поточне, ретроспективне і перспективне бібліографічні посібники.

ПоточнеБІ у своїх випусках регулярно відображає документи, що з'являються протягом тижня, місяця, року. РетроспективнеБІ відображає масив документів, що вийшли за певний період у минулому (як правило, більше одного року). Перспективниминазиваються БІ, що відображають документи, намічені до випуску. До них належать переважно плани видавництв.

За ознакою приналежності відображених документів виділяють видавниче, книготоргове та бібліотечне БІ.

ВидавничеБІ відображає друковану продукцію, випущену або намічену до випуску одним чи кількома видавництвами (видавничі каталоги, плани випуску видавництв); книготорговеБІ відображає асортимент однієї або кількох книготорговельних організацій з метою сприяти збуту друкованої продукції; бібліотечнеБІ відображає склад документного фонду (або його частина) однієї або кількох бібліотек (друкований бюлетень або список нових надходжень, друкований каталог, часто зведений).

За формою організації бібліографічної інформації виділяють такі БІ: бібліографічний покажчик, бібліографічний список та бібліографічний огляд.

Бібліографічний покажчик- Посібник зі складною структурою, що передбачає наявність допоміжних покажчиків, передмови, змісту, списку скорочень і т.д.

бібліографічний список- Посібник із простою структурою.

Бібліографічний огляд- Посібник, що є зв'язною розповіддю про документи.

Можливі й інші ознаки класифікації БІ: за видами документів, включених до посібника, місця видання, мови, способу документування тощо. Те саме БІ може одночасно відноситься до кількох видів, виділених за різними ознаками (наприклад, науково-допоміжний галузевий анотований покажчик).

БІ відноситься до друкованого виду бібліографічного посібника. Воно може бути випущено у формі неперіодичного (книга, брошура, плакат, листівка), серійного, періодичного або видання, що продовжується (бюлетень, періодичний збірник, журнал), як окреме видання і як самостійна частина документа.

Реквізити БІ включають усі елементи, необхідні для ідентифікації та пошуку конкретного неперіодичного чи серіального видання.

Більшість БІ випускаються в обкладинках, при великих обсягах - у палітурці. Ілюстрації, як правило, відсутні. Шрифтове та друкарське оформлення тексту виділяє його структуру, полегшує пошук інформації. Структура, видавниче та поліграфічне оформлення БІ визначено відповідними стандартами.

Друковане БІ - це посібник, виданий поліграфічним способом. Переважна більшість бібліографічних посібників належать до цього виду документів. Однак вони існують і в рукописному, машиночитаному вигляді. Серед них: мікроформи бібліографічних посібників (мікрофільм, мікрофіша, мікрокарта), аудіальні, сприймані на слух посібники (грамзапис, магнітозапис), аудіовізуальні посібники (відеозапис, кінофільм), а також машиночитані бібліографічні посібники, підготовлені на диск магнітної стрічці. Вони можуть випускатися в машиночитаному вигляді, а також дублюватися як текстове видання.

Основні види БІ представлені у додатку.

Кадастри природних ресурсів є одним з найважливіших джерел інформації про них і являють собою систематизовану систему відомостей про кількісний та якісний стан природних ресурсів, їх економічну, екологічну оцінку та соціальне значення, а також про склад та категорії користувачів. Кадастри служать основою планування та інформаційного забезпечення використання та охорони навколишнього середовища, загалом управління ними.

Значення кадастрів велике, і тому порядок їх ведення встановлюється або федеральним законом, наприклад Законом «Про державний земельний кадастр» від 2 січня 2000, або постановами Уряду, іноді тимчасовими положеннями, затвердженими уповноваженими на те міністерствами, відомствами.

Нині у Росії є кілька видів кадастрів, формованих залежно від об'єкта обліку - природного ресурсу: земельний, водний, тваринного світу, лісів, родовищ та проявів з корисними копалинами, особливо охоронюваних природних територій, і навіть кадастр відходів. Усі вони мають статус державних.

Земельний кадастр - це систематизований звід одержуваних у результаті проведення державного кадастрового обліку земельних ділянок документованих відомостей про місцезнаходження, цільове призначення та правове становище земель РФ та відомостей про територіальні зони та наявність розташованих на земельних ділянках та міцно пов'язаних з ними об'єктах. Документи, що становлять земельний кадастр, за своїм правовим статусом, змістом та формою поділяються на три групи. До основнимдокументам земельного кадастру відносяться Єдиний державний реєстр зе-

мілину, кадастрові справи та чергові кадастрові карти (плани), до допоміжним -книги обліку документів, виданих відомостей, каталоги координат пунктів опорної межової мережі, а до похідним -документи, що містять переліки земель, що знаходяться у власності РФ, її суб'єктів, муніципальних утворень, доповіді про стан та використання земельних ресурсів, статистичні звіти, аналітичні огляди та інші довідкові та аналітичні документи.

Для належного обліку земель та ведення кадастру Указом Президента РФ створено Федеральну службу земельного кадастру РФ. Одиницями кадастрового розподілу території РФ є кадастрові округи, райони, квартали. Кожній земельній ділянці надається свій кадастровий номер, відомості про певну земельну ділянку надаються у вигляді виписок за плату та безкоштовно.

Кадастр родовищ та проявів корисних копалинвключає систематизовані відомості по кожному родовищу про кількість та якість основних та спільно залягаючих копалин, умови їх розробки (у тому числі екологічні), геоекономічну оцінку. Поруч із кадастром ведеться Державний баланс запасів з корисними копалинами, де відбивається ступінь їх вивченості, промислового освоєння та інші дані.

Водний кадастрце систематизований звід даних про водні об'єкти та їх водні ресурси, їх використання, категорії користувачів. Крім того, для оцінки наявності та ступеня використання водних ресурсів, визначення потреб у воді ведуться водогосподарські баланси.

Лісовий кадастрзведення відомостей про правовий режим лісового фонду, кількісному та якісному стані лісів РФ, у тому числі про склад деревних порід, віковий склад лісу, груп та категорій захисності, економічну оцінку тощо.

Кадастр тваринного світуявляє собою систематизовані відомості про географічне поширення, чисельність, видовий склад, господарське використання, заходи охорони, а також про місце існування об'єктів тваринного світу. Червона книга РФ і червоні книги суб'єктів РФ з певними застереженнями також можна вважати своєрідним кадастром рідкісних видів тварин і рослин, що перебувають під загрозою зникнення.

Кадастр природних територій, що особливо охороняються.зведення даних про статус, географічне розташування та межі, режим особливої ​​охорони, природокористувачів, наукову, екологічну та іншу цінність цих територій.

Кадастр відходіввключає відомості про відходи з урахуванням їх небезпеки, джерела освіти, заходи по-використання, місця розміщення тощо.

Територіальні кадастри природних ресурсів та об'єктівмістять дані про місцезнаходження, кількість і якість природних ресурсів, їх соціально-економічну та екологічну оцінку. Вони мають комплексний характер, оскільки відображають відомості про всі природні ресурси на території суб'єкта РФ.

Ведення кадастрів покладено Міністерство природних ресурсів РФ. Слід враховувати, що облік тварин мисливського фонду веде Управління полювання та мисливського господарства Міністерства сільського господарства РФ, а рибних запасів у внутрішніх водоймах – Державний комітет з рибальства РФ. Ведення територіальних кадастрів здійснюють територіальні органи Міністерства природних ресурсів РФ.

Таким чином, кадастри є найважливішою формою обліку стану об'єктів довкілля та природокористування. З самим існуванням та веденням кадастрів нерозривно пов'язані інші, іноді відокремлені, іноді утворюють цілісну систему обліку та реєстрації, спеціальні реєстри та регістри. Російське законодавство часом докладно регулює їх, іноді ці порядки не отримують належної розробки і перебувають у стадії створення та (або) вдосконалення.

Одним із значних прикладів правотворчої та організаційно-управлінської діяльності в даній сфері є прийняття Правил державного обліку показників стану родючості земель сільськогосподарського призначення, затверджених Постановою Уряду від 1 березня 2001 (Відомості Верховної, 2001, № 10, ст. 963). Даний облік є упорядкованою системою збору та обробки інформації про стан родючості земель сільськогосподарського призначення, отриманої при проведенні ґрунтових, агротехнічних, фітосанітарних, еколого-токсикологічних обстежень. Він служить отриманню повної і достовірної інформації про стан і динаміку родючості земель, виявлення та запобігання негативним результатам господарської діяльності тощо. одержані дані підлягають включенню до Державного земельного кадастру. Інформація є відкритою та загальнодоступною. Відповідальність за повноту та достовірність даних, зберігання облікових документів та об'єктивність наданої інформації несе Міністерство сільського господарства РФ. До даних включаються результати про-

прямування земель, що проводяться Федеральною службою земельного

кадастру Росії.

Джерела права.Загальні положення про кадастри містяться у ст. 16 Закону «Про охорону навколишнього природного середовища», ФЗ «Про державний земельний кадастр», який детально регулює всі питання його ведення, закони «Про тваринний світ» (ст. 14); «Про природні території, що особливо охороняються» (ст. 4); Водному кодексі (ст. 79); Лісовий кодекс (ст. 69), Закон РФ «Про надра» (ст. 30-32), ФЗ «Про відходи виробництва та споживання» (ст. 20). Конкретизуються норми зазначених законів у постановах Уряду РФ «Про порядок ведення державного кадастру особливо охоронюваних природних територій» від 19 жовтня 1996; «Про Червону книгу Російської Федерації» від 19 лютого 1996; Правил проведення державної кадастрової оцінки земель від 8 квітня 2000 р.; Правилах кадастрового поділу території РФ та Правилах присвоєння кадастрових номерів земельним ділянкам від 6 вересня 2000 р., та ін.

Навчальне видання, що містить систематизовані відомості наукового або прикладного характеру, викладені у формі, зручній для вивчення та викладання, та розраховане на учнів різного віку та ступеня навчання.

Функціональне призначення навчальних видань забезпечення процесу навчання, сприяння засвоєнню знань за умов певної системи освіти, підготовки та перепідготовки кадрів. Вони частково виконують також виховну функцію.

За читацьким призначенням Класифікація навчальних видань навчальні видання для загальноосвітньої школи (початкової та старшої школи), навчальні видання для середніх спеціальних закладів, навчальні видання для вищих навчальних закладів

За роллю в навчальному підручнику процесі навчальні посібники (належать також хрестоматії, книги для читання, таблиці, атласи, окремо видані частини курсу, навчальні наочні посібники) практикуми: збірник завдань вправ практичних завдань лабораторний практикум методичні рекомендації

Підручник видання, що містить систематичний виклад навчальної дисципліни (її розділу, частини), що відповідає навчальній програмі та офіційно затверджене як цей вид видання. Для нього характерна строгість і точність відбору та викладу матеріалу, чітка структура, наступність, тематичне та методичне єдність. Підручники одночасно виконують функції навчальні, виховні та розвиваючі. Вони передбачені компоненти, розраховані закріплення пройденого матеріалу.

Навчальний посібник видання, яке доповнює або частково (повністю) замінює підручник, офіційно затверджений як цей вид видання. Різниця між підручником та навчальним посібником полягає в тому, що у підручнику теоретичні основи курсу викладаються у суворій відповідності до програми, а у навчальному посібнику - без урахування такої.

До навчальних посібників відносяться також хрестоматії, книги для читання, таблиці, атласи, окремо видані частини курсу, навчальні наочні посібники. Хрестоматія - навчальний посібник, що містить літературно-художні, історичні та інші твори або уривки з них, що становлять об'єкт вивчення навчальної дисципліни. Вона допомагає розвитку аналітичних здібностей, придбання навичок аналізу.

Практикум - навчальне видання, що містить практичні завдання та вправи, що сприяють засвоєнню теоретичних знань. Він сприяє придбанню практичних навичок, вмінню використовувати знання для вирішення практичних завдань, закріпленню пройденого матеріалу (збірник завдань, вправ, практичних завдань, лабораторний практикум).

Навчальний наочний посібник - видавництво, що містить матеріали для вивчення, викладання та виховання. Воно допомагає наочно уявити об'єкти і явища, що вивчаються, краще зрозуміти їх суть.

Навчальна програма - це навчальне видання, що визначає зміст, обсяг, а також програмний порядок вивчення та методичні викладання будь-якої видання навчальної дисципліни (її розділу, частини). Вона допомагає керувати навчальним процесом, упорядкувати його.

Навчально-методичний посібник - видання, що містить матеріали за методикою викладання навчальної дисципліни (її розділу, частини) або методикою виховання. Воно допомагає навчитися працювати самостійно. Відбиває твори, у яких викладається методика освоєння всього курсу, окремих його розділів, частин, тим чи виконання практичних завдань.

Методичні рекомендації (вказівки) - видання, що містить роз'яснення з певної теми, розділу або питання навчальної дисципліни, що визначає методику виконання певних завдань, певного виду робіт (семінарських, практичних).

Особливості тексту та оформлення Особливість характеру інформації УІ – широкий тематичний діапазон, зумовлений номенклатурою навчальних дисциплін, що вивчаються у всіх типах навчальних закладів. Видаються. УІ, що повністю охоплюють курс, та навчальні посібники з окремих розділів.

Предмети УІ - це наукові та прикладні відомості, але не у всьому обсязі, а у вигляді основних законів та висновків, що становлять основу науки або прикладних знань. Обсяг матеріалу визначається програмою навчання.

Особливості тексту та оформлення Оформлення навчальних видань залежить від того, для якого типу навчальних закладів вони призначені та до якого виду належать. У підручниках та практикумах для загальноосвітньої школи застосовуються шрифти різноманітного кеглю від кг 16 14 у книгах 1 4 кл. до кг 10 у книгах для старших класів. Система рубрикації в них відрізняється дрібністю і графічною яскравістю. Застосовується велика кількість різноманітних внутрішніх виділень, шрифтових набірних, колірних. У навчальних виданнях для загальноосвітньої школи ілюстрації займають до 20% площі набору, для старших класів – 12-15%. Ілюстрації часто даються і на палітурках, і на форзацах. Переважають багато кольорові ілюстрації.

Підручники, навчальні посібники, практикуми для вищих та середніх навчальних закладів відрізняються великими обсягами. Особливості тексту та оформлення Внутрішньотекстові виділення оформлюються рідко, в основному зміною зображення шрифту. Іл люстрації супроводжують основний текст підручників, переважають схематичні зображення, частіше однобарвні. Спільним для підручників, навчальних посібників та практикумів для всіх типів шкіл є добротне оформлення. Їх друкують на міцних сортах паперу, покривають складовими або цільнокритими тканинними плетіннями. Навчальні програми та навчально методичні посібники є більшою частиною брошури, вкриті текстовими обкладинками. У програмах відсутні ілюстрації.

Приведення документації до послідовного порядку називають систематизацією. Щоб забезпечити якісне управління компанією, інформація в архіві має бути оперативно знайдена та оброблена. Архіви створюються як електронної чи матеріальної бази даних, і навіть автоматизуються. Опишемо основні правила та вимоги.

Розподіл документів за системою має на увазі:

• визначення методу систематизації;
• аналіз документації від ухвали у справу до архівації;
• класифікація номенклатури справ;
• бібліографічний опис.

Правильно проведена систематизація даних документації дозволяє досягти якості показників у діловодстві, а й у плані економії ресурсів організації, робочого дня персоналу. А також важлива оптимізація персоналу на підприємстві, про яку можна почитати.

Методи систематизації

Сучасні бізнес-процеси неможливі без інформаційного оснащення - діловодства та документообігу. Тому необхідно створити і класифікувати бази вже існуючих даних, а також нову інформацію, що надходить, дотримуватися вимог до систематизації документів.

До класифікації інформації включено:

• номенклатуру;
• індексування;
• методики пошуку, нагромадження;
• методи доступу;
• сортування запитів;
• методи надання.

Дані розподіляються двома основними способами:

1. У вільному тексті документи.
2. Структурована інформація.

Структурування – це послідовність розподілу даних. Застосовується стандартний формат, тобто заповнюється чиста форма. Інформація переноситься або на паперовий носій, або на ПК у текстовому редакторі.

Розділи з відомостями стандарту називаються полями, а заповнені формати - записами. Зібрані записи – це і є база даних. Всі записи розподіляються так, щоб певну інформацію можна було в них легко знайти.

Хорошою особливістю баз даних вважається видача зафіксованих раніше відомостей, у яких є вихідні дані та зміст (від мінімуму символів до детальної інформації).

Архівна класифікація може розподілятися і за групами у вигляді:

• Тематики. Тематичне розподілення проводиться за тематикою пакетів документації.
• Предмета. Предметний розподіл роблять у паперах якийсь однієї певної теми.
• Авторства. Розподіл за авторством має на увазі сортування на ім'я одного автора, творчої групи (публікації, тези, повідомлення, дисертації, доповіді).
• Номінала. Розподіл за номіналом проводиться для розпорядно-організаційної документації одного виду: протоколів, угод, наказів, рахунків, актів.
• Хронології. Визначення хронологічне роблять за часом створення документів та термінами їх зберігання (наприклад, річні балансові звіти).

Щоб чітко організувати систематизацію, необхідно попередньо підготувати документацію і зібрати її за певними ознаками. Далі слідуватиме повторний розподіл за вищезгаданими групами.

Систематизація документів у діловодстві забезпечує не тільки оперативний та точний доступ до даних, але й запобігає несанкціонованому витоку відомостей. Метою систематизації є також стеження шляху документа від дати його визначення у виробництво та до надходження до архіву, а у разі закінчення актуальності – до знищення.

Без систематизації та правильно організованого процесу доступу до документації робочий процес будь-якої організації буде утруднений. Це стосується не тільки комерційних, а й державних структур: так належним чином зберігаються документи, що мають наукову, історичну, соціальну, економічну, політичну цінність для держави.

Класифікація за номенклатурою

Розподіляти інформацію за номенклатурою можна за загальними ознаками, спорідненістю, тобто проводити типізацію. Прикладом найпростішої номенклатурної класифікації є угруповання з комплексу предметів «Дело». Все ж таки, систематизація архіву - трудомісткий процес, зате надалі така організація суттєво спростить роботу, зробить діловодство елементарною процедурою.

Існує прийнята термінологія каталогізації за ознаками угруповань даних:

• Питанняно-предметних.

  Це розподіл відомостей за типовим видом. Наприклад: файли чи папки у проекті промислового об'єкта.

• Кореспондентські.

  Ознака кореспондентська домінує при структуруванні листування з будь-якою фізичною/юридичною особою (наприклад, з ІП ​​або обласним кадастром нерухомості).

• Географічні.

  За ознакою географічному групується документація кореспондентів у певному регіоні (наприклад, це можливо листування між підприємствами-виробниками Краснодарського краю).

• Експертних.

  За ознакою експертної враховуються терміни архівації документів (зберігання тимчасове – до 10 років; зберігання довготривале – понад 10 років).

Документна класифікація може виконуватися одразу за декількома ознаками у різних поєднаннях, лише за умови в обов'язковому порядку експертного. Візьмемо, наприклад, рубрику справи: «Пакет документів про ремонтно-відновлювальні роботи на підприємстві протягом 2015 року», що об'єднує у своєму складі кореспондентську, експертну, авторську ознаки.

Насправді номенклатура справ розподіляється системним переліком документів у створенні, створених у порядку з позначенням термінів їх архівації. Реєстрація та архівування - основні фактори закріплення порядку при акумулюванні паперів у процесі інтенсивної діяльності.

Важливо! Фіксація індексів у номенклатурі справ у комплексі документів - це важливий елемент, як для пошуку інформації, так експертизи матеріальних цінностей, а також щоб забезпечити їх безпеку.

В ідеалі в номенклатурну систему пакетуються: реєстраційно-довідкові масиви структур підприємства, всіх посадових осіб, картотеки, незалежно від рівня конфіденційності, типу носія, методу фіксації даних. Таким чином, номенклатура справ:

• класифікує та групує виконані папери у справу;
• систематизує, індексує відносини та час архівування;
• служить основним елементом обліку;
• постає як єдиний елемент обліку поточних справ, які фіксуються документами протягом кількох років.

У номенклатурі може групуватися і документація тимчасово діючих підрозділів організацій, які, за необхідності, будуть служити на підтвердження повноважень юридичної одиниці підприємства чи її ліквідації. А також у провадженні справ правонаступників із числа інших підприємств для продовження діяльності.

Систематизація за номенклатурою інформації у справі максимально охоплює масив документації будь-якого виду діяльності, завдяки чому створюється реальна можливість комфортного використання будь-якого документа будь-якої миті.

У діловодній теорії розрізняють три різні види номенклатур:

• типову;
• конкретну;
• зразкову.

Корпорації доповнюють їх документами своїх структурних підрозділів.

Типові та зразкові номенклатури створюються з метою уніфікації баз даних, вони встановлюють склад типових справ за категоріями підрозділів організації. Так утворюється єдина індексація як нормативний документ діловодства у системі.

На наступний рік складають номенклатуру справ у завершальному кварталі цього року і після затвердження керівника вона стає нормативним актом.

Усі перелічені номенклатури у систематизації підприємств розробляються спецслужбами чи архівами відомств. Доцільно, щоб усі організації мали свої номенклатури справ, складені з урахуванням зразкових чи типових. Природно, що їх заголовки повинні відповідати роду діяльності організації, бути короткими, точними, адресними (за заголовком здійснюється пошук довідково-інформаційний). Заголовок має відображати структурно такі аспекти документа:

• конкретний вид (звіти, накази);
• вид (листування, добірки, досьє);
• виконавець, кореспондент, тема;
• дата селекції.

Порада: за інструктивною методикою рекомендується спочатку розміщувати відомості організаційно-розпорядчого характеру у порядку від вищих органів. Далі – організаційні папери (інструкції, положення, статути). Після них - організаційні та розпорядчі справи самої компанії (вердикти правління, розпорядження, накази). На закінчення - дані, в яких міститься інформація про планові звіти та листування.

Редаговані і затверджені архівом організації документаційні номенклатури її структурних підрозділів апробуються експертною комісією, а результаті візуються цією організацією як зберігачем бази даних.

Служба ДОП (документального забезпечення управління) з урахуванням типових номенклатур утворює зведену номенклатуру. У її рубриках наводяться найменування структурних підрозділів у порядку важливості організаційно-функціональної діяльності організації та її штатного розкладу. При цьому в першому розділі розміщується служба ДОП, а на завершення – громадські структури.

Ділова індексація

Систематизація документів в архіві покликана позначати кожну сформовану справу умовно. Однорідним документам призначаються однакові цифрові індекси. Перехідні рік у рік справи вносяться в номенклатуру під ідентичним індексом.

Індекс завжди складається із комбінації арабських символів. Наприклад, якщо це «12–65», то цифра 12 означає належність ставлення до структурного підрозділу №12, і він займає шістдесят п'яту позицію в номенклатурі.

За правилами ведення справ державними архівами номенклатури уніфікуються за такими графами:

• Індекс справи.
• Заголовки підрозділів.
• Кількість томів.
• Термін зберігання.
• Примітка (знищення, передача до архіву).

Якщо організація (внаслідок своєї підпорядкованості тощо) не здає документацію на зберігання, то її номенклатура узгоджується у вищій регіональній або відомчій організації з експертною комісією.

На замітку: створена номенклатура діє з першого числа першого місяця наступного року. Незалежно від зміни цілей чи функцій підприємства, номенклатура залишається незмінною, однак, редагується, надається та узгоджується один раз на п'ять років. Щороку в номенклатуру заноситься запис про кількість та категорії доповнюючих документів.

Систематизація документів сьогодні є невід'ємною частиною успішного ведення справ у будь-якій організації.

Систематизація інформації, що зберігається у різноманітних документах організації, є свого роду класифікацію, тобто. розподіл інформації за певними предметними групами. У спеціалізованій літературі ці групи мають конкретні назви, але в сучасному процесі систематизації інформація не завжди розподіляється саме за ними, а може групуватися відповідно до вимог організації, відповідно до специфіки її діяльності. Систематизація інформації є важливою ланкою у роботі зі складання архівів та різних баз даних. Саме після проведення процесу систематизації можливе індексування інформації.

Види систематизації інформації:

• номінальна систематизація;
• предметна класифікація;
• хронологічна систематизація;
• Експертна систематизація.

Після проведення процесу систематизації інформації складається номенклатура справ – перелік найменувань документів, своєрідний довідник. Потім усі документи індексуються.

Важливість систематизації інформації

Систематизація інформації є попереднім етапом таких важливих у діловодстві робіт, як складання номенклатури справ, індексування документів, каталогізації. Без якісної та ретельно проведеної систематизації інформації неможливе створення архіву фірми, ні паперового, ні електронного, неможливе його повноцінне функціонування. Якісна систематизація документів – це порядок та надійність, зручність пошуку, це завершені у строк справи та відсутність проблем у відносинах із перевіряючими органами та інспекціями. Систематизація інформації є запорукою успішної роботи кожної організації. Систематизація інформації застосовується як до матеріальних (паперових) документів, і до електронних. Складання класифікації паперових документів, подальше створення номенклатури справ та індексування – трудомісткі процеси.

Навички для систематизації інформації

Систематизація – процес, який вимагає спеціальних навичок, виконання яких варто надати професіоналам. У комп'ютерних програмах – «Електронних архівах» – процес систематизації інформації відбувається автоматично, за заданими параметрами, але також потребує граничної уважності та акуратності.